국내공사 클레임관리(1)

□ 국내공사 클레임관리

 

1. 클레임 및 분쟁 개요

 

  1)  클레임 및 분쟁의 정의

 

     '클레임'이란 이의신청 또는 이의제기로서 계약하의 양당사자 어느 일방이 일종의
     법률상 권리로서, 계약하에서 혹은 계약과 관련하여 발생하는 제반 분쟁에 대하여
     금전적인 지급을 구하거나 계약조항의 조정이나 해석의 요구 또는 그밖에 다른 구제
     조치를 요구하는 서면청구 또는 주장을 말한다.

 

     반면에 '분쟁'은 변경된 사항에 대하여 발주자와 계약 상대자의 상호간에 이견이 발
     생하여 상호협상에 의해서 해결하지 못하고, 제3자의 조정이나 중재 또는 소송의 개
     념으로 진행하는 것이다. 따라서 일반적으로 분쟁(dispute)의 이전 단계를 클레임
     (claims)이라고 한다.

 

     클레임은 계약 당사자의 권리주장이라고 할 수 있으므로 건설사업의 진행과정에서
     필연적으로 발생하게 된다. 그러므로 클레임 그 자체가 분쟁을 의미하는 것은 아니
     다. 이 의미는 계약이행에서 매우 중요하다. 계약의 한 당사자가 클레임을 제기하였
     다고 하더라도 쌍방간의 협상에 의하여 타결되었을 때는 이를 분쟁이라고 하지 않는
     다. 다시 말하면 클레임은 협상의 자료로서 상대방에게 제시되는 것이지 처음부터
     분쟁을 상정하는 것은 아니다. 통상 중재와 같은 절차를 클레임의 후속 수단이라고
     한다. 그러므로 클레임의 후속단계, 즉 조정이나 중재에서는 클레임이란 용어 대신
     분쟁이라고 표현하는 경우가 많다.

 

     재경부 회계예규의 공사계약일반조건 중 건설분쟁 해결과 관련된 조항을 살펴보면
     "계약에서 발생하는 문제에 관한 분쟁은 계약당사자가 쌍방의 합의에 의하여 해결하
     지만 합의가 성립되지 못할 때에는 당사자는 관계법률의 규정에 의하여 설치된 조정
     위원회 등의 조정 또는 중재법에 의한 중재기관의 중재에 의해 해결할 수 있다" 라
     고 정의되어 있으며 , 클레임의 의미를 살펴보면 "계약 또는 계약상 파생되는 계약
     당사자간의 분쟁에 관하여 그 한편이 상대편에 요구하는 청구 또는 이의신청" 이라
     고 정의 되어 있다.

 

     건설공사에서의 분쟁 및 클레임은 주로 발주자나 시공자가 시공과정에서 자기의 과
     실이 아닌 문제로부터 파생된 공사금액 증가 또는 공사기간 연장등에 대해 그 권리
     를 주장함으로써 제기되어 진다. 이때 일방이 제기한 클레임을 다른 한편이 수용하
     거나 쌍방이 합의하에 해결할 경우에는 큰 문제가 없지만 그렇지 못한 경우 계약분
     쟁이 시작된다.

 

   ◆ 클레임(Claim)이란?

   사업주체ㆍ건설업체가 고의 또는 과실로 계약내용을 위반하거나 부당한 조치등
   에 의하여 계약상대자에게 경제적ㆍ시간적 손실을 초래한 경우 이에 대한 보상
   을 요구(Request) 하는 것
  

   ◆ 분쟁(Dispute)이란?

   변경된 사항에 대하여 발주자와 계약상대자 간에 이견이 발생하여 상호협상에
   의해서 해결하지 못하고 제3자의 조정이나 중재 또는 소송의 방법으로 진행하
   는 것
         

  2) 분쟁 및 클레임의 중요성

 

     일반적으로 클레임과 분쟁은 합의한 계약사항이 제대로 지켜지지 못하거나 국제적으
     로 인정된 계약의 원칙에 위배될 때 발생하게 된다. 또한, 계약내용을 분명하게 하
     는 과정에서 계약의 변경사유와 공사금액의 증감 등에 의하여 클레임은 필연적인 것
     이며, 건설공사의 경제적·효율적 운영에 지대한 영향을 초래한다.

 

     특히, 현행과 같이 계약조건이 완비되지 않은 채 운영되고 있는 턴키 공사와 관련된
     책임문제, 공기지연으로 인한 추가비용 문제, 건설업체의 부도로 인한 공동수급체의
     구성원 사이의 갈등, 이와 관련된 하도급업체와의 문제가 발생하고 있다. 이외에도
     최근에 증가하기 시작한 환경문제로 인한 민원에 따른 분쟁 및 새로운 갈등 문제가
     속출하고 있다. 이러한 문제점을 지닌 건설 클레임 및 분쟁을 합리적으로 조정하여
     건설 진행 과정의 효율성을 증대하기 위한 클레임 관리의 필요성이 절실한 시점이라
     할 수 있다. 
   
     ◆ 클레임(Claim)의 필연성

        ☞ 계약의 변경사유 (책임문제)
        ☞ 공사금액의 증감 (보상문제)
        ☞ 공사의 경제적, 효율적 운영에 지대한 영향을 초래

 

    ◆ 현행문제점

        ☞ 턴키공사의 책임문제
        ☞ 경제사정에 따른 업체부도로 인한 문제
        ☞ 예산과소 책정에 따른 문제
        ☞ 공기지연(공기연장)과 관련된 문제
     

  3) 클레임의 유형

 

     클레임의 근본적인 원인제공자는 계약서류 혹은 계약문서라 할 수 있다. 계약서류
     조항간의 문제점이나 계약서류와 현장조건 또는 시공조건의 차이점에 의해 발생되는
     문제점에 대해 발주자나 시공자가 의의를 제기함으로써 클레임이 시작되는 것이다. 
     이와 같은 클레임의 유형은 다음과 같이 분류할 수 있다.

 

   ① 지연에 의한 클레임 (Delay Claim)
     
     가장 높은 빈도로 발생하는 클레임의 유형으로 자재 및 인력조달의 지연, 공사진행
     의 방해, 과다한 설계변경, 작업지시 또는 작업진행상 필요한 정보의 지연, 공사현
     장 매입 또는 각종 허가취득의 지연으로 인한 공사착공의 지연등이 이러한 클레임의
     사유가 된다.

 

   ② 작업범위 관련 클레임 (Scope-of-work Claim)

 

     계약서에 규정되어 있지 않은 것을 요구하는 것으로서 계약내용을 수행할 때 계약문
     서에서 정해진 작업범위를 변경하는 것을 의미하며, 시공자가 계약 당시 수행키로한
     범위 이외의 작업을 수행토록 요구받거나 계약조건에 있는 업무일지라도 그것이 명
     확히 정의되어 있지 않아 입찰시 내역서에 포함시킬 수 없었던 업무를 수행했을 때
     제기될 수 있다.

 

   ③ 작업기간 단축에 대한 클레임 (Acceleration Claim)

 

     발주자가 계약시 계획했던 공사기간을 일방적으로 단축시킬 것을 시공자에게 요구할
     경우 공기단축을 위해 투입해야 하는 추가 인력, 장비, 자재등에 대한 클레임이다.

 

   ④ 현장조건 변경에 따른 클레임 (Changing-site-condition Claim)

 

     공사현장의 상태가 설계서상의 공사현장의 여건 또는 예측되었던 것 보다 대폭적으
     로 다르게 나타나고, 주로 예상 못했던 지하 구조물의 출현이나 지반형태로 인해
     시공자가 작업수행을 위해 입찰시 책정된 예정가격을 초과부담해야 할 경우 발생한
     다.

 

   ⑤ 계약문서에 의한 클레임(Contract document claim)

 

     계약을 구성하는 각 문서(계약서, 설계서, 유의서, 일반조건, 특수조건, 산출내역서
     및 계약당사자간의 통지문서)는 상호 보완적인 것으로 간주되나 그 의미가 모호하고
     서로 불일치한 조항으로 인해 해석이 형평성에 맞지 않아 예측할 수 없었던 비용이
     발생되어 일방에게 손해을 강요하는 경우에 발생된다.

 

   ⑥ 계약해제에 따른 클레임(Termination claim)

 

     시공자 귀책사유로 계약이 해제되는 경우 귀책사유에 대한 견해의 차이, 발주자의
     사정변경으로 계약이 해지되어도 위약금에 대한 계약조항의 불비로 일방에 손해가
     되는 경우에 발생된다.

 

  4) 클레임의 기본원칙

 

   ① 확실성의 원칙

 

     클레임에 따른 손해액 또는 추가비용은 확실한 근거에 의하여 산출되어야 됨.
     (확실성 → 완벽한 정도의 증거나 확실성을 뜻하는 것이 아니라 합리적인 정도를
                뜻하는 것임)

 

   ② 인과성의 원칙

 

     클레임은 클레임 사유, 손해 및 제기자간에 인과관계가 있어야 함. (시공자에게 손
     해는 발생하였으되 손해의 사유가 클레임이 아니라든지, 클레임 사유는 발주처에 의
     하여 발생하였으되 시공자에게 발생하지 아니한 경우등은 클레임을 제기할 수 없음)

 

   ③ 예측가능성의 원칙

 

     계약당사자가 계약체결당시에 합리적으로 예측할 수 있었던 손해에 한하여 보전받을
     수 있다는 원칙(어떤 특정한 손해가 예측가능하여야 한다는 뜻이 아니라 상대방의
     계약위반 등의 경우에 손해가 발생하리라는 것이 예측가능하다는 뜻임)

 

   ④ 합리성 추정의 원칙

 

     발주처의 설계변경으로 인한 시공자의 실제적인 비용이 합리적인 것으로 추정되어야
     한다는 원칙.

 

   ⑤ Four File 원칙

 

     클레임을 준비할 때 기본문서 또는 증빙자료

 

      a. 계약서(Contract)
      b. 클레임서류(Claim documentation)
      c. 계약담당공무원의 결정문(Contracting Officer's Decision)
      d. 관계서한(Relevant Correspondence)

 

   ⑥ 선 청구의 원칙(Demand Prerequisite)

 

     클레임은 청구를 전제조건으로 함
     (공사계약일반조건 제22조 : 계약을 증액하는 경우에는 계약상대자의 청구에 의하여
      야 하며 .....)

 

   ⑦ 세버린 원칙(Severin Doctrian)

 

     원수급인이 그의 하수급인과 연루된 클레임을 발주처에게 제기하는 경우 원수급인이
     하수급인에게 지급할 의무가 없는 금액은 발주처에게 이를 청구하지 못한다는 원칙.

 

  5) 클레임의 성립요건

 

     클레임을 제기하기 위해서는 상당한 정확도와 신빙성이 있는 3가지 기본적인 요건을
     갖추어야 한다.

 

   

 

    
    

 

2. 클레임 청구의 단계별 관리

 

◇ 클레임에 대한 일반적인 추진절차

             

  1) 사전평가

 

     계약의 이행중 유무형의 손실이 발생한 경우에는 모두 클레임 사유가 된다. 단순한
     시정요구는 클레임이라고 할 수 없으나, 향후 클레임을 위한 결정적인 근거가 되므
     로 상대방의 계약 위반사항에 대하여는 손실 여부와 관계없이 통보함이 필수적이다.
     이 단계에서는 다음 사항들이 객관적으로 검토되고 분석되어야 한다.

 

   ① 계약규정하에서 보상이 가능한 사안인지의 여부
   ② 클레임의 성격 결정(공기 연장 클레임, 비용 보상 클레임,혹은 양자 모두)
   ③ 사안별 클레임 추진 가능성 및 타당성 검토
      (사안에 대한 개략적인 증명과정에서 클레임을 통해 얻을 수 있는 득과 실을 비교
       해 봄으로써 클레임 추진 결정)
   ④ 가능한 공기연장 혹은 보상 금액의 개략 산출

 

 ◆ 클레임(Claim) 사전평가 Check point

 

       ☞ 클레임 제기의 근거와 저해되는 계약조항은 있는가?
       ☞ 클레임으로 무엇을 얻을 것인가?
       ☞ 양보와 타협은 어느 정도까지 할 것인가?
       ☞ 제기하려는 클레임의 종류와 방법은 무엇인가?
       ☞ 계약문서상에 보상이나 설계변경이 가능한 것인가?
       ☞ 현재 추진되고 있는 업무의 진행과정과 발주자와의 관계는 고려 되었는가?
       ☞ 클레임을 제기할 개략적인 금액은 얼마인가?  

 

  2) 자료확보

 

     클레임의 성패는 해당 사안의 증빙 여부에 달려 있으므로 적합·타당한 서류 추적
     및 관련 당사자들(현장직원, 작업반장 등)과의 면담 등을 통하여 근거를 확보하여야
     한다. 간단 명료한 클레임이라고 하여 증빙을 소홀하게 하면 기각될 우려가 있다.

     즉, 보완 자료(backup data)를 면밀히 준비하여 상대방에게 관심을 보여야 하며, 이
     경우에 클레임은 성공적으로 처리될 수 있다. 보완자료는 클레임 사유에 직접 관련
     되는 것과 그 외의 아래와 같은 보조자료가 있다. 이 자료는 클레임의 권위를 더하
     는 한편, 상대방으로 하여금 자료에 대하여 신뢰하도록 해줄 수 있다.

 

   ① 공인회계사 의견서 (CPA audit reports)

 

     공인회계사(CPA) 의견서는 클레임에서뿐만 아니라 소송절차에서 활용되기도 한다.
     경우에 따라서는 발주처에서 직접 제3의 공인회계사들에게 금액 산출의 적정성 여부
     를 검증토록 의뢰하기도 한다.

 

   ② 전문가 보고서(specialist reports)

 

     전문가 보고서는 전기·기계 등 특수 설비 분야의 클레임에서는 결정적인 자료가 된
     다. 예를 들면제조업자의 기술적 해석이라면 자료를 부인할 수 없을 것이다. 이 경
     우에 변호사의 의견을 첨부하는 클레임은 권장할 만한 것이 아니다.  본래의 클레임
     은 기술적 또는 비용면에서의 검토를 전제로 한 것이기 때문이다. 그러나 클레임의
     법적(또는 계약적) 근거, 상대방의 행위 또는 미행위, 제출자의 종전 통보사항 등은
     상세히 명시하여야 한다.

     

  ◆ 클레임(Claim)에 필요한 관련서류

 

    1> 재정관련 서류(Financial Documents)

     ① 프로젝트비용 보고서               ② 회사의 회계원장, 시세표
     ③ 급여 지급서                           ④ 기성신청 및 회신
     ⑤ 원 입찰견적 서류                    ⑥ 송장(invoice)
     ⑦ 십장의 일일 노무보고서 및 작업시간 기록카드     ⑧ 변경지시 서류
     ⑨ 특별비용 또는 생산성 연구

 

    2>  프로젝트 관리 서류(Project Management Documents)

     ① 공정보고서                               ② 일일 감독보고서 및 일지
     ③ 십장일지                                  ④ 검수 및 품질관리 보고서
     ⑤ 현장 조직표 및 직원 이력서         ⑥ 업무연락

 

    3>  공정계획서류(Scheduling Documents)

     ① 최초 계획 수정     ② 중간 수정 공정     ③ 최종 수정 공정

 

    4>  업무처리 절차 지침서(Procedure Manuals)

     ① 회계제도 서류     ② 행정처리 절차 서류     ③ 품질보증 절차 서류    

     ④ 품질관리 절차 서류

 

    5>   기타서류(Other Documents)

     ① 계약도서    ⑤ 관리 및 직원 이력서   ⑨ 도면 제출 목록
     ② 관리계획    ⑥ 현장사진 및 사진철    ⑩ 회의록
     ③ 건설계획    ⑦ 업무 연락철              ⑪ 최초입찰도서
     ④ 조직표       ⑧ 제출양식                  ⑫ 설계서 

 

  3) 자료 분석작업

 

     추적·수집된 각종 자료들을 사전 평가단계에서 결정한 추진방법에 따라 분석하여,
     보상에 대한 시공자의 권리가 적절하고도 타당한 것임을 증명하여야 한다. 이때 사
     안이나 대상 자료의 특성 등에 따라서 다양한 분석방법들이 사용될 수 있다.

     

   ◆ 자료분석 간접증거 수집

       ☞ 계약조항을 검토하여 해당 문제에 대한 책임소재를 규명한다.
       ☞ 당사자 사이에 주고 받은 서면, 팩스, 메모, 전화통화, 대화내용을 일자와
           항목별로 도표화한다.
       ☞ 당시에 기록되었거나 또는 후에 이루어진 구두 진술의 연관성을 찾는다.

 

   ◆ 타당성 검증

       ☞ 현장소장, 공무담당자, 현장직원 등이 공동으로 추적, 수집한 근거자료를 
           분석하여 클레임의 정당성을 검증한다.
       ☞ 전문가의 의견서, 원가계산기관의 의견서 등과 비교하여 검증한다.

  4) 문서작성(근거 마련)

 

     위에서 분석된 자료들을 토대로 클레임에 대한 시공자의 권리가 계약 혹은 법적으로
     나 사실적으로 타당한 것임을 입증하는 부분으로서 클레임을 구성하는 두 가지 요소
     ― 책임(liability)과 손실량(quantum) ― 중 책임에 대한 입증부분이다.

 

   ◇ 문서작성의 주체

 

     ㆍ스스로 클레임을 작성하는 방법
     ㆍ전문가에 작성을 의뢰하는 방법

 

   ◇ 문서의 구성

   
     ① 요약(summary)
     ② 공사개요(project background)
     ③ 클레임 설명(explanation)
     ④ 현안 문제의 분석(issue Analysis)
     ⑤ 공정 분석(schedule analysis)
     ⑥ 손실 분석(damages analysis) - 직접비 및 간접비
     ⑦ 증빙(관련 문서 및 자료)

   ◇ 작성시 주의사항

 

     ㆍ제3자가 충분히 이해 및 납득할 수 있도록 용이한 문장을 이용 한다.
     ㆍ전문적이고 기술적인 바탕에서 체계적으로 작성한다.
     ㆍ증거(Back data)에 기초한 사실을 기록한다.

 

  5) 손실비용 산출

 

     일단 책임 소재가 규명되면, 시공자는 그에 따른 비용보상의 권리를 갖게 되므로 비
     용을 산출하는 방법은 시공자의 원가관리방식이나 사안의 특성에 따라 다양하게 적
     용될 수 있다.

 

     ㆍ손해비용의 산출

       발주자가 계약문서에 따라 공사를 적절하게 이행될 수 있도록 조치하였다면 시공
       자가 부담하지 않았을 공사비 중에서 기지급된 공사비를 공제하고 손해액을 산출
       한다.
     

       <<  손해액 = 총공사비 투입금액 - 기지급금액  >>

 

     ㆍ설계변경으로 인한 계약금액조정

       공사원가 산출방식인『원가계산에의한예정가격작성준칙』에 따라 산출한다.

 

     ㆍ공기연장으로 인한 계약금액조정

       회계예규의 『실비정산기준』에 따라 산출한다.

 

  6) 클레임 서류의 완성 및 제출

 

     클레임 서류는 발주자나 감리자의 검토가 용이하도록 구성되어야 하므로 국가별, 공
     사별, 사안별 특성 및 발주자나 감리자의 기호에 따라서 여러 방법으로 작성되어질
     수 있으나 일반적으로는 피라미드 형태의 구성이 바람직하다. 클레임 서류는 간결하
     고 압축적이어야 하며,

 

     ○클레임 제기사유를 분명히 하고
     ○그로 인한 비용이 얼마인지 제시하며
     ○책임이 있는 당사자와 일련의 인과관계를 증명하여
     ○설득력 있는 준비서류를 준비해야

     클레임을 성공시킬수 있다.